ASSISTENTE EM ADMINISTRAÇÃO
DENOMINAÇÃO DO CARGO: ASSISTENTE EM ADMINISTRAÇÃO
CÓDIGO CBO -4110-10
REQUISITO DE QUALIFICAÇÃO PARA INGRESSO NO CARGO:
ESCOLARIDADE: Médio Profissionalizante ou Médio Completo + experiência
OUTROS: Experiência de 12 meses
DESCRIÇÃO SUMÁRIA DO CARGO:
Dar suporte administrativo e técnico nas áreas de recursos humanos, administração, finanças e logística;
atender usuários, fornecendo e recebendo informações;
tratar de documentos variados, cumprindo todo o procedimento necessário referente aos mesmos;
preparar relatórios e planilhas;
executar serviços áreas de escritório.
Assessorar nas atividades de ensino, pesquisa e extensão.
DESCRIÇÃO DE ATIVIDADES TÍPICAS DO CARGO
Tratar documentos:
Registrar a entrada e saída de documentos;
triar, conferir e distribuir documentos;
verificar documentos conforme normas;
conferir notas fiscais e faturas de pagamentos;
identificar irregularidades nos documentos;
conferir cálculos;
submeter pareceres para apreciação da chefia;
classificar documentos, segundo critérios pré-estabelecidos;
arquivar documentos conforme procedimentos.
Preparar relatórios, formulários e planilhas:
Coletar dados; elaborar planilhas de cálculos;
confeccionar organogramas, fluxogramas e cronogramas;
efetuar cálculos;
elaborar correspondência;
dar apoio operacional para elaboração de manuais técnicos.
Acompanhar processos administrativos:
Verificar prazos estabelecidos; localizar processos;
encaminhar protocolos internos;
atualizar cadastro; convalidar publicação de atos;
expedir ofícios e memorandos.
Atender usuários no local ou à distância:
Fornecer informações; identificar natureza das solicitações dos usuários;
atender fornecedores.
Dar suporte administrativo e técnico na área de recursos humanos:
Executar procedimentos de recrutamento e seleção;
dar suporte administrativo à área de treinamento e desenvolvimento;
orientar servidores sobre direitos e deveres;
controlar frequência e deslocamentos dos servidores;
atuar na elaboração da folha de pagamento;
controlar recepção e distribuição de benefícios;
atualizar dados dos servidores.
Dar suporte administrativo e técnico na área de materiais, patrimônio e logística:
Controlar material de expediente;
levantar a necessidade de material; requisitar materiais;
solicitar compra de material;
conferir material solicitado;
providenciar devolução de material fora de especificação;
distribuir material de expediente;
controlar expedição de malotes e recebimentos;
controlar execução de serviços gerais (limpeza, transporte, vigilância);
pesquisar preços.
Dar suporte administrativo e técnico na área orçamentária e financeira:
Preparar minutas de contratos e convênios;
digitar notas de lançamentos contábeis;
efetuar cálculos;
emitir cartas convite e editais nos processos de compras e serviços.
Participar da elaboração de projetos referentes a melhoria dos serviços da instituição.
Coletar dados;
elaborar planilhas de cálculos; confeccionar organogramas,
fluxogramas e cronogramas;
atualizar dados para a elaboração de planos e projetos.
Secretariar reuniões e outros eventos:
Redigir documentos utilizando redação oficial.
Digitar documentos.
Utilizar recursos de informática.
Executar outras tarefas de mesma natureza e nível de complexidade associadas ao ambiente organizacional.
